PLACE TO BEAN
Privacyverklaring
Hoe Place To Bean persoonsgegevens verwerkt bij het gebruik van deze webshop, zakelijke aanvragen en bestellingen.
Deze versie is bedoeld voor de voorbereiding van de webshop. De bedrijfs- en contactgegevens zijn ingevuld. De overige bewaartermijnen en leverancierscontroles moeten nog worden afgerond. De teksten en de daadwerkelijke werking moeten worden afgestemd vóór de publieke opening.
1. Wie is verantwoordelijk?
- Officiële naam en rechtsvorm
- Van Nespen William — eenmanszaak
- Handelsnaam
- Place To Bean
- Ondernemingsnummer
- 1015.027.893
- Btw-nummer
- BE 1015.027.893
- Btw-regeling
- Bijzondere vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen — er wordt geen btw aangerekend
- Vestigingsadres
- Grote Molenweg 62, 2940 Stabroek, België
- E-mail voor klantenservice en privacy
- contact@placetobean.com
- Telefoon
- 03 235 95 51
- Retouradres
- Grote Molenweg 62, 2940 Stabroek, België
De onderneming die Place To Bean uitbaat is de verwerkingsverantwoordelijke voor de klantgegevens die zij voor haar webshop gebruikt. Je vindt onze identiteit en contactgegevens hieronder. Privacyvragen en verzoeken kun je richten aan het opgegeven contactadres.
2. Welke gegevens gebruiken we?
Bij een contactaanvraag ontvangen we je naam of bedrijfsnaam, e-mailadres, de inhoud van je bericht en bij zakelijke aanvragen je opgegeven btw-nummer of aanduiding dat je niet btw-plichtig bent. Vermeld geen gevoelige persoonsgegevens, betaalkaartgegevens of gegevens van anderen die niet nodig zijn voor je vraag.
Bij een bestelling, zodra de verkoop wordt geactiveerd, verwerken we de gegevens die nodig zijn voor betaling, levering en opvolging: naam, e-mail, factuur- en leveringsadres, eventuele bedrijfs- en btw-gegevens, bestelde producten, bedragen, betaalstatus en bestelreferenties. Die gegevens komen rechtstreeks van jou of worden door de betaalprovider aan ons bevestigd.
Bij een herroeping ontvangen we je naam, e-mailadres, bestelreferentie of aankoopomschrijving, of je de volledige bestelling of een deel herroept, de betrokken producten en hoeveelheden bij een gedeeltelijke herroeping, en het tijdstip en de inhoud van je verklaring. Een reden is niet verplicht. We bewaren de oorspronkelijke verklaring en de ontvangstbevestiging om je melding te kunnen afhandelen.
Cloudflare verwerkt voor hosting en beveiliging technische gegevens, zoals IP-adres, browserinformatie, tijdstip en verzoekgegevens. De aanvullende Worker Observability-functies Logs, Traces en Issues zijn uitgeschakeld en er zijn geen exports ingesteld. Dat betekent niet dat Cloudflare zelf geen technische of beveiligingsgegevens verwerkt. Voor het afgeschermde beheer gebruiken we de door Cloudflare Access doorgegeven gebruikersidentiteit en e-mail. Het contactformulier beperkt misbruik met een hash van het IP-adres en een tijdvak; het oorspronkelijke IP-adres wordt hiervoor niet in onze contactlimiettabel opgeslagen.
Deze webshop slaat geen volledige betaalkaartgegevens op. De voorbereidende betaalkoppeling gebruikt Stripe; online betalen is op dit moment nog niet geactiveerd.
3. Waarom gebruiken we je gegevens?
Je hoeft geen gegevens te verstrekken, maar zonder de noodzakelijke contactgegevens kunnen we je vraag niet beantwoorden en zonder bestel- en leveringsgegevens kunnen we je bestelling niet uitvoeren. Optionele informatie is niet verplicht.
De huidige webshop heeft geen nieuwsbriefinschrijving, advertentiepixels of door ons ingebouwde bezoekersanalyse. Een zakelijke aanvraag is geen toestemming voor nieuwsbrieven of reclame. We verkopen je persoonsgegevens niet.
| Doel | Gegevens en rechtsgrond |
|---|---|
| Een vraag of offerte beantwoorden | Contactgegevens en bericht. Noodzakelijke stappen vóór een overeenkomst op jouw verzoek (art. 6.1.b AVG). Voor contact met een medewerker van een bedrijf: gerechtvaardigd belang in het beantwoorden van zakelijke communicatie (art. 6.1.f). |
| Een bestelling uitvoeren | Bestel-, contact-, leverings- en betaalgegevens. Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b). Voor zakelijke contactpersonen kan het gerechtvaardigd belang in de uitvoering van de zakelijke relatie van toepassing zijn. |
| Facturatie en wettelijke verplichtingen | Noodzakelijke administratie. Voldoen aan boekhoudkundige en fiscale verplichtingen (art. 6.1.c). |
| Retouren, herroeping en klachten | Contact-, bestel- en dossiergegevens. Uitvoering van de overeenkomst en toepasselijke wettelijke verplichtingen (art. 6.1.b en c). |
| Beveiliging en beheer | Noodzakelijke technische gegevens en beheeridentiteit. Gerechtvaardigd belang in het beschermen van de webshop tegen misbruik en het beperken van toegang tot beheer (art. 6.1.f), na een afweging van jouw rechten. |
4. Hoelang bewaren we gegevens?
We bewaren gegevens alleen zolang dat nodig is voor het genoemde doel, een wettelijke bewaarplicht of het afhandelen van een concreet geschil. Niet elk gegeven hoeft dezelfde tijd te worden bewaard.
De automatische opruiming is ingesteld voor afgehandelde contactaanvragen en bevestigde verlopen betalingen in het ownerpaneel. De wettelijke termijn voor fiscale administratie is hieronder ingevuld. De uitvoering van bewaring en verwijdering voor betaalde dossiers, afzonderlijke mailboxkopieën en leveranciersgegevens moet vóór opening nog worden afgerond.
| Categorie | Bewaarbeleid en nog te bevestigen termijnen |
|---|---|
| Vragen en offertes zonder bestelling | In het ownerpaneel worden afgehandelde aanvragen 6 maanden na archiveren automatisch verwijderd tijdens de dagelijkse opruiming. Terugzetten stopt de termijn. E-mailkopieën in onze mailbox worden afzonderlijk beheerd; de website verwijdert die niet automatisch. |
| Bestel- en fiscale administratie | De noodzakelijke boekhoudkundige en fiscale stukken bewaren we in de regel 7 jaar. Voor facturen begint die termijn op 1 januari van het jaar na de uitreiking; voor andere fiscale bewijsstukken tot het einde van het zevende jaar of boekjaar na het betrokken belastbare tijdperk. Stukken over kalenderjaar 2026 worden in de regel tot en met 31 december 2033 bewaard. Een bijzondere wettelijke termijn of een concreet lopend geschil kan langere bewaring vereisen. We gebruiken Accountable voor onze administratie en zakelijke facturen. De huidige webshop verwijdert betaalde bestellingen niet automatisch; de periodieke beoordeling, gegevensbeperking en verwijdering na afloop moeten nog vóór opening worden ingericht. |
| Afgebroken of verlopen betalingen | In het ownerpaneel worden bevestigde verlopen, onbetaalde bestellingen 30 dagen na het verlopen verwijderd tijdens de dagelijkse opruiming, zodra er geen actieve voorraadreservering meer is. Onzekere of nog lopende betaalpogingen blijven bewaard tot hun status is opgehelderd. Betaalde bestellingen vallen niet onder deze opruiming. |
| Herroepingen, retouren en klachten | Tot afhandeling en daarna alleen het noodzakelijke bewijs gedurende [TERMIJN]. Bij een geschil tot de noodzakelijke afhandeling. |
| Hosting, beveiliging en back-ups | We gebruiken Cloudflare Free. Worker Observability Logs, Traces en Issues zijn uitgeschakeld; er zijn geen exports ingesteld. D1 Time Travel biedt op dit abonnement herstelpunten over de afgelopen 7 dagen. Na verwijdering uit de actieve database kan een oudere kopie binnen dat herstelvenster nog aanwezig zijn. Dit is geen algemene bewaartermijn voor alle Cloudflare-gegevens. Afzonderlijke termijnen voor Access-aanmeldgegevens en overige leveranciersgegevens moeten nog worden bevestigd. |
| Aanmelden bij het eigenaarspaneel | De ingestelde Cloudflare Access-beheersessie duurt 12 uur. Dit is de sessieduur, geen bewaartermijn voor aanmeld- of beveiligingslogs. |
| Misbruikbeperking contact- en herroepingsformulier | De contact- en herroepingslimiettabellen bevatten tijdelijke IP-hashes en aantallen aanvragen. Een record krijgt een vervaltijd van 20 minuten. Verlopen contactlimieten worden bij een volgende toegestane formulieraanvraag opgeruimd; bij uitblijvende aanvragen kunnen ze langer blijven staan. Verlopen herroepingslimieten worden bij de geplande mailopvolging om de 15 minuten opgeruimd. |
5. Met wie delen we gegevens?
Alleen de eigenaar en personen die voor de afhandeling bevoegd zijn, krijgen toegang tot klantgegevens. Dienstverleners ontvangen alleen wat zij nodig hebben voor hun taak.
Cloudflare verzorgt via het Free-abonnement de hosting, opslag en beveiligde toegang tot het eigenaarspaneel. Alleen de eigenaar kan aanmelden via Cloudflare Access met een eenmalige e-mailcode; de beheersessie duurt 12 uur. De toepasselijke verwerkersafspraken en overige leveranciersinstellingen worden vóór opening gecontroleerd.
Wanneer online betalen wordt geactiveerd, verwerkt Stripe betaalgegevens. De betaalprovider kan voor eigen wettelijke en fraudepreventiedoeleinden zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn. Voor levering delen we de benodigde adres- en contactgegevens met de gekozen vervoerder en, indien ingezet, de verzenddienst. We gebruiken Sendcloud voor verzending en delen de noodzakelijke gegevens met de vervoerder die jouw bestelling levert.
Accountable wordt gebruikt voor onze administratie en facturen aan zakelijke klanten. Hiervoor verwerken we de noodzakelijke bedrijfs-, btw-, factuur- en betaalgegevens. Bevoegde overheidsinstanties kunnen wettelijk noodzakelijke gegevens ontvangen. Zoho Mail verzorgt onze mailbox. Zoho CPaaS / ZeptoMail verstuurt contactaanvragen en bestelbevestigingen met de opvolglink; hiervoor worden de noodzakelijke contact-, bericht- en bestelgegevens aan die diensten doorgegeven.
6. Verwerking buiten de EER
Onze technische dienstverleners kunnen gegevens ook buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. De betrokken landen en de toepasselijke doorgiftewaarborgen moeten per leverancier worden bevestigd: [LANDEN, ADEQUAATHEIDSBESLUIT OF STANDAARDCONTRACTBEPALINGEN + AANVULLENDE MAATREGELEN].
Waar vereist zorgen we voor passende contractuele waarborgen en beoordelen we de bescherming bij doorgifte. Je kunt informatie en een kopie van de toepasselijke waarborgen vragen via ons privacycontact. De verklaringen van een leverancier vervangen onze eigen verplichtingen niet.
7. Jouw privacyrechten
Afhankelijk van de verwerking kun je inzage en een kopie vragen, fouten laten verbeteren, gegevens laten wissen, de verwerking laten beperken of gegevens laten overdragen. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Tegen direct marketing kun je altijd bezwaar maken.
Wanneer een verwerking op toestemming steunt, kun je die toestemming op elk moment intrekken. Dit tast de rechtmatigheid van de eerdere verwerking niet aan. Wettelijk verplichte gegevens kunnen niet altijd onmiddellijk worden gewist.
Stuur je verzoek naar contact@placetobean.com. We vragen alleen redelijke aanvullende informatie wanneer dat nodig is om je identiteit te controleren; stuur niet spontaan een kopie van je identiteitskaart. We reageren in beginsel binnen één maand. Als verlenging wettelijk toegestaan en nodig is, informeren we je binnen die maand over de reden en de bijkomende termijn.
8. Veiligheid en beslissingen
Het productbeheer en de toegang tot opgeslagen klantaanvragen zijn afgeschermd voor de eigenaar. De bescherming moet daarnaast organisatorisch worden opgevolgd: beperkte toegangsrechten, veilige accounts en toestellen, passend leveranciersbeheer en een procedure voor incidenten.
Place To Bean gebruikt in deze webshop geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten die juridische of vergelijkbaar belangrijke gevolgen voor jou hebben, en geen eigen profilering. Een betaalprovider kan afzonderlijke beveiligings- en fraudecontroles uitvoeren volgens zijn eigen informatie.
9. Vragen, klachten en wijzigingen
Je kunt eerst contact met ons opnemen via contact@placetobean.com. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit of een andere bevoegde toezichthouder.
Bij veranderingen in de verwerking passen we deze verklaring aan. Voor een nieuwe verwerking die toestemming vereist, vragen we die vooraf. De actuele versie en datum staan bovenaan deze pagina.
Voorbereid op basis van de Belgische webshopregels en de AVG/GDPR. De webshop moet ook in de praktijk aan die regels voldoen.
FOD Economie: herroepingsrechtGBA: informatie over persoonsgegevensTerug naar Place To Bean